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Services de séance

Le Département est chargé de fournir les services ci-après à l’appui des séances tenues dans les salles de conférence du b?timent de l’Assemblée générale et dans le b?timent des conférences à New York : 

• Planification et programmation des séances 
• Service dans les salles de conférence 
• 滨苍迟别谤辫谤é迟补迟颈辞苍 
• Services de documentation et de publication, tels que: 
  • ?dition 
  • Traduction 
  • Traitement de texte et publication assistée par ordinateur 
  • Impression 
  • Distribution 
  • Procès-verbaux de séance officiels
     

Pour toute demande de renseignement d’ordre général concernant la tenue de séances et les services connexes, veuillez vous adresser à la Section de la gestion des réunions, située au 12^e étage du b?timent du Secrétariat, par courrier électronique.

Pour tout renseignement d’ordre général concernant la documentation, veuillez vous adresser à la Section de la gestion des documents, située au 12^e étage du b?timent du Secrétariat, par courrier électronique.

Pour tout renseignement d’ordre général concernant l’impression et la distribution des documents et les services connexes, veuillez vous adresser à la Section de l’appui aux réunions, située au bureau L1B-100 au premier sous-sol du b?timent de la Bibliothèque, par courrier électronique.

Calendrier des conférences et des réunions de l’Organisation des Nations Unies

Le calendrier des conférences et réunions de l’Organisation des Nations Unies est examiné par le Comité des conférences, qui le transmet à l’Assemblée générale pour approbation.

Le calendrier comporte le détail des conférences et des réunions qui ont été prescrites par les organes délibérants et pour lesquelles un crédit budgétaire a été alloué. Il comporte également une section dans laquelle figure le détail des conférences et des réunions des principaux organes des institutions spécialisées, de l’Agence internationale de l’énergie atomique et des organes conventionnels créés sous les auspices de l’Organisation. 

Le programme quotidien des réunions, ainsi que les salles où les séances doivent se tenir, sont affichés sur les écrans situés à l’extérieur des salles de conférence et dans le Journal des Nations Unies.

En sus des réunions inscrites au calendrier officiel des conférences, des salles de réunion et des ressources sont également nécessaires pour les consultations tenues en marge des séances officielles, les réunions d’information et les réunions de groupes d’?tats Membres, ainsi que les réunions et manifestations parrainées par des missions permanentes ou des missions d’observation auprès de l’ONU ou par des entités du système des Nations Unies. Toutes ces réunions et manifestations sont programmées par la Section de la gestion des réunions.

Comment réserver une salle de réunion dans le système gMeets (portail One-Stop Shop)

Toutes les entités habilitées à réserver des salles de conférence et des services de séance, dont les missions permanentes, doivent soumettre leurs demandes au moyen du portail .

Guichet unique pour les demandes de services de séance au Siège, gMeets offre une interface en libre-service facile à utiliser. Les clients ont désormais la possibilité de choisir parmi toute une gamme de services de séance : attribution de salles, interprétation, installation de plaques nominatives, notamment à la tribune, aménagement de la salle, publication d’informations dans le , services audiovisuels, diffusion sur le Web, accès et sécurité, ou encore prêt de matériel.

Des informations sur les services de séance et les co?ts y afférents sont mises à la disposition des clients afin de faciliter la prise de décision. L’outil gMeets simplifie et facilite la coordination avec les prestataires de services et entre ceux-ci, ce qui permet au Secrétariat de traiter plus efficacement les demandes.

Pour accéder au système (portail One-Stop Shop) : 

1. Connectez-vous à l’adresse ;  
2. Saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe gMeets;  
3. Créez une demande de salle et de services de réunion dans l’onglet à cet effet;  
4. Il vous suffit ensuite de saisir quelques renseignements simples et de demander les services voulus avant de vérifier et soumettre la demande.  

Pour savoir où en sont vos demandes, consultez la rubrique ? All My Requests ? (Toutes mes demandes). 

Pour toute question ou commentaire, veuillez nous contacter par courrier électronique.

Il faut impérativement remplir tous les champs obligatoires et répondre aux questions de vérification. La Section de la gestion des réunions passe en revue les demandes et envoie les confirmations. Pour savoir où en est une demande, il suffit de consulter la rubrique ? All My Requests ? sur le portail. Pour tout complément d’information, veuillez contacter la Section de la gestion des réunions par courrier électronique.

Horaires des séances

Les séances du matin se tiennent généralement de 10 à 13 heures et celles de l’après-midi de 15 à 18 heures (horaires des séances officielles). La réservation de salles pour les séances prévues à l’heure du déjeuner est strictement limitée au créneau horaire compris entre 13 h 15 et 14 h 30. Les services d’interprétation ne sont assurés ni pour ces séances ni pour les manifestations organisées à l’heure du déjeuner.

笔辞苍肠迟耻补濒颈迟é : Compte tenu du nombre de demandes rapporté à la disponibilité des installations, il est indispensable que les séances commencent à l’heure prévue et que les horaires susmentionnés soient strictement respectés. Les délégations sont donc instamment priées de se présenter aux séances avec ponctualité. Dans sa résolution du 12 septembre 2005, l’Assemblée générale a vivement engagé tous les présidents et présidentes de séance à ouvrir les séances à l’heure.

Programmation des séances : Il est souhaitable de regrouper les séances portant sur des questions connexes, de fa?on à optimiser l’utilisation des services disponibles. Toutefois, pour faciliter la transition, il est préférable de ménager un court intervalle entre des séances qui portent sur des questions non connexes.

Annulations : Lorsqu’une séance programmée est annulée, les responsables de l’organisation de la séance sont priés d’en informer immédiatement la Section de la gestion des réunions, afin qu’elle puisse réaffecter les ressources.

Il n'est donné suite aux demandes de services d’interprétation provenant de groupes régionaux et autres grands groupes d’?tats Membres que si se libèrent des ressources initialement affectées à des séances d’organes créés par la Charte et d’organes délibérants. Il en va de même pour les services d’interprétation destinés aux séances informelles. Les services d’interprétation ne peuvent être assurés qu’entre 10 et 13 heures et entre 15 et 18 heures, du lundi au vendredi. 

Utilisation des locaux

L’utilisation des locaux de l’ONU est régie par l’instruction administrative , complétée par une note verbale du Département (la dernière en date a été publiée le 9 avril 2018 sous la cote DGACM/OUSG/03/2018). L’instruction administrative et la note verbale contiennent des directives actualisées sur l’utilisation des salles de conférence de l’Organisation, énoncent le r?le et les responsabilités de chacune des parties concernées et précisent que toutes les réunions et manifestations doivent être conformes aux principes des Nations Unies et de nature non commerciale.  

Utilisation du matériel électronique et précautions à prendre 

Il est demandé aux membres des délégations et aux autres participants aux réunions de ne pas apporter de nourriture ou de liquides autres que de l’eau dans les salles de conférence pour ne pas endommager les systèmes d’interprétation simultanée et les autres équipements. Les microphones, les cadrans de sélection, les boutons de vote et les écouteurs sont des dispositifs électroniques fragiles; ils doivent être utilisés avec précaution. Il convient de noter que la présence d’un téléphone portable près d’un microphone peut nuire à la qualité du son.

Journal des Nations Unies

Le , dans lequel figurent des informations sur le programme des réunions de la journée et sur celui des réunions à venir et le résumé des séances officielles tenues la veille, est disponible au format numérique multilingue, compatible avec les appareils mobiles tels que les smartphones et tablettes, à l’adresse suivante : . Le Journal des Nations Unies propose de télécharger, au format PDF, le programme des réunions de la journée ainsi que des fichiers individuels pour chacune des séances dans lesquels figurent de
nombreuses informations sur la séance, comme l’ordre du jour, la documentation connexe, les déclarations électroniques, le compte rendu, les documents officiels, le lien vers le Webcast correspondant et les communiqués de presse. En outre, l’application Web progressive téléchargeable permet aux utilisateurs de lire le Journal des Nations Unies directement sur leurs appareils, sans avoir besoin de passer par un navigateur pour consulter le site Web. Cette application est disponible dans les six langues officielles. Toute demande de renseignement concernant le Journal des Nations Unies doit être adressée au Groupe du Journal (courrier électronique).

滨苍迟别谤辫谤é迟补迟颈辞苍

Pour ce qui est des séances bénéficiant de services d’interprétation, les déclarations prononcées dans l’une des six langues officielles de l’Organisation sont interprétées dans les autres. Lorsqu’il y a une déclaration écrite, il est indispensable que les délégations en fournissent le texte au préposé ou à la préposée à la salle de conférence, qui le remettra aux interprètes, afin d’assurer la qualité de l’interprétation. Les oratrices et orateurs sont priés de prononcer leur déclaration à une cadence raisonnable. Même s’ils disposent de plus en plus souvent d’un temps de parole limité, il leur est demandé de s’exprimer à un rythme normal pour que les interprètes puissent rendre les déclarations de manière fidèle et complète. Lorsqu’ils accélèrent leur débit pour respecter le temps de parole qui leur est imparti, la qualité de l’interprétation peut être mise à mal. Il est conseillé de ne pas dépasser 100 à 120 mots à la minute en anglais.

Tout orateur ou oratrice peut prendre la parole dans une langue autre que l’une des langues officielles. Dans ce cas, en application de l’article 53 du Règlement intérieur de l’Assemblée générale, la délégation concernée doit fournir les services d’un ou d’une interprète qui assurera l’interprétation de la langue non officielle vers l’une des langues officielles. Il est possible de demander des arrangements exceptionnels en matière d’interprétation bidirectionnelle pour les chefs d’?tat ou de gouvernement. Toutefois, il ne sera possible d’accueillir sur place que peu d’interprètes des langues non officielles. Les délégations qui souhaitent fournir leurs propres interprètes pour les langues non officielles sont priées d’en informer la Section de la gestion des réunions du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences suffisamment à l’avance par courriel, avec copie au Service d’interprétation, au Service du protocole et de la liaison et à la Section de l’appui aux services de radiotélédiffusion et aux services de conférence. La Section de la gestion des réunions donnera des instructions supplémentaires.

Traductions écrites de déclarations prononcées dans les langues officielles

Lorsqu’une délégation donne une traduction écrite de sa déclaration, elle doit indiquer sur la première page du texte s’il est ? à lire tel quel ? ou s’il est ? à vérifier au prononcé ?. Pour les textes fournis dans plusieurs langues officielles, la délégation doit indiquer clairement quelle version est à considérer comme le texte officiel.

Lecture du texte tel quel : Les interprètes suivront la traduction fournie. En conséquence, les modifications, dont les omissions et les ajouts, que l’oratrice ou orateur pourrait apporter au texte ne seront vraisemblablement pas rendues dans l’interprétation.

Lecture avec vérification au prononcé : Les interprètes suivront l’oratrice ou orateur et non la traduction fournie. Si l’oratrice ou l’orateur s’écarte du texte, la délégation doit savoir que l’interprétation entendue dans la salle ne correspondra pas nécessairement à la traduction qu’elle pourra avoir distribuée à l’assistance et à la presse.

Microphones : Les microphones ne commencent à fonctionner que lorsque les représentantes ou représentants ont été invités à prendre la parole et que les intéressés ont appuyé sur le bouton. Pour que leurs interventions puissent être enregistrées et interprétées au mieux, les oratrices ou orateurs doivent parler directement et distinctement devant le microphone, surtout lorsqu’il s’agit de chiffres, de citations ou de termes très techniques ou lorsqu’ils lisent un discours rédigé à l’avance. Ils sont en outre priés d’éviter de tapoter le microphone pour vérifier qu’il fonctionne, de tourner les pages et de passer ou de prendre des appels sur leur téléphone portable.

Procès-verbaux et comptes rendus de séance

Des comptes rendus écrits sont établis pour les séances plénières des organes principaux, les séances des grandes commissions de l’Assemblée générale et, de fa?on limitée et sélective, les séances de certains autres organes. Il peut s’agir soit de procès-verbaux de séance soit de comptes rendus analytiques. Ces documents sont établis par le Secrétariat; les délégations peuvent y apporter des rectifications, mais les rectifications qui ajoutent au sens du discours réellement prononcé ou le modifient ne peuvent être acceptées.  

Il existe également des enregistrements audiovisuels des séances, lesquels peuvent être consultés. 

• Les procès-verbaux de séance relatent les débats dans leur intégralité. Ils comportent une traduction des discours prononcés dans les autres langues ainsi qu’une transcription éditée des discours prononcés dans la langue utilisée dans le procès-verbal.  
• Les délégations doivent savoir que toute partie d’une déclaration écrite qui n’est pas effectivement lue en séance n’appara?tra pas dans le compte rendu de ladite séance. 
• Les comptes rendus analytiques relatent les débats sous une forme concise et abrégée. Ils n’ont pas pour objet d’inclure systématiquement chacune des interventions ni de les reproduire textuellement. 
• L’établissement des procès-verbaux et comptes rendus analytiques pour les organes de l’ONU est réglementé par un certain nombre de décisions de l’Assemblée générale ou d’autres organes principaux.
   

Rectifications à apporter à des procès-verbaux de séance ou comptes rendus analytiques

• Les rectifications à apporter à des procès-verbaux de séance doivent être communiquées au ou au Service de la rédaction des procès-verbaux de séance. 
• Les rectifications à apporter à des comptes rendus analytiques doivent être communiquées au ou à la Section de la gestion des documents.
   

Les rectifications doivent être apportées en respectant ce qui est indiqué dans la note de bas de page figurant sur la première page des procès-verbaux de séance ou des comptes rendus analytiques. Si elles sont apportées sur le texte d’un exemplaire papier du document à corriger, la première page du document rectifié doit porter la signature et le titre d’un membre autorisé de la délégation intéressée.

Les rectifications du texte des procès-verbaux de séance ne doivent viser que des erreurs ou omissions concernant des déclarations effectivement prononcées; elles ne peuvent porter que sur le texte de la langue dans laquelle elles ont été prononcées. Lorsqu’une demande de rectification est présentée, il est procédé à un contr?le au moyen de l’enregistrement audiovisuel de l’intervention en question.

Les rectifications du texte des comptes rendus analytiques ne doivent ni porter sur le style ni comprendre de longs passages ajoutés qui rompraient l’équilibre général du compte rendu.

Le texte d’un discours ne doit pas être communiqué en lieu et place de rectifications.

Publication de rectifications

La version corrigée des procès-verbaux ou des comptes rendus des séances des organes de l’Organisation des Nations Unies est publiée dans le . 

Distribution du texte des déclarations rédigées à l’avance qui seront prononcées en séance plénière ou devant une grande commission de l’Assemblée générale

Afin de faciliter la fourniture des services d’interprétation, de procès-verbaux de séance et de comptes rendus analytiques, les délégations sont priées d’envoyer le texte de leurs déclarations (de préférence aux formats Microsoft Word et PDF) par courriel à l’adresse estatements@un.org. Il convient d’indiquer, en objet du message électronique et dans l’entête de la déclaration, la séance concernée, le point de l’ordre du jour et le nom de l’orateur ou de l’oratrice. La déclaration doit être soumise bien avant la séance et au plus tard deux heures avant qu’elle ne soit prononcée, et ne doit pas l’être sur support papier. Les déclarations ne seront pas mises en ligne avant d’avoir été prononcées ; elles pourront ensuite être consultées dans la section eStatements du Journal des Nations Unies.

Ressources

•  
• Couverture des réunions et communiqués de presse