Gesti車n de reuniones
Servicios de reuniones
El Departamento de la Asamblea General y de Gesti車n de Conferencias se encarga de prestar los siguientes servicios para las reuniones que se celebran en las salas del edificio de la Asamblea General y el edificio de conferencias de Nueva York:
- Planificaci車n y programaci車n de reuniones
- Servicios en las salas de reuniones
- Servicios de interpretaci車n
- Servicios de documentaci車n y publicaci車n, a saber:
- 楚餃勳釵勳車紳
- 啦娶硃餃喝釵釵勳車紳
- Procesamiento de textos y autoedici車n
- 梆鳥梯娶梗莽勳車紳
- 嗨勳莽喧娶勳莉喝釵勳車紳
- Redacci車n de las actas oficiales de las sesiones
Las consultas de 赤ndole general sobre la solicitud de servicios de reuniones y servicios conexos deben dirigirse a la Secci車n de Gesti車n de Reuniones (planta 12 del edificio de la Secretar赤a; correo electr車nico).
Las consultas de 赤ndole general sobre los documentos deben dirigirse a la Secci車n de Gesti車n de Documentos (planta 12 del edificio de la Secretar赤a; correo electr車nico).
Las consultas de 赤ndole general sobre la impresi車n y distribuci車n de documentos y servicios conexos deben dirigirse a la Secci車n de Apoyo a las Reuniones (oficina L1B-100, primer s車tano del edificio de la Biblioteca; correo electr車nico).
Calendario de conferencias y reuniones de las Naciones Unidas
El calendario de conferencias y reuniones de las Naciones Unidas es examinado por el Comit谷 de Conferencias, que lo remite a la Asamblea General para que esta lo apruebe.
El calendario contiene informaci車n detallada sobre las conferencias y reuniones con mandatos legislativos y cr谷ditos presupuestarios (recursos a los que tienen derecho los 車rganos para celebrar reuniones). Tambi谷n incluye una secci車n con detalles sobre las conferencias y reuniones de los 車rganos principales de los organismos especializados, el Organismo Internacional de Energ赤a At車mica y los 車rganos creados en virtud de tratados bajo los auspicios de las Naciones Unidas.
El programa diario de reuniones, que incluye informaci車n sobre las salas asignadas, se puede consultar en las pantallas electr車nicas instaladas en el exterior de las salas y en el Diario de las Naciones Unidas.
Adem芍s de las reuniones que figuran en el calendario oficial de conferencias, se necesitan salas y recursos para las consultas oficiosas que se celebran mientras tienen lugar las reuniones oficiales, las reuniones informativas que se organizan para los Estados Miembros y las reuniones de grupos de Estados, y las reuniones y los eventos patrocinados por las misiones permanentes o de observaci車n ante las Naciones Unidas o por entidades del sistema de las Naciones Unidas. La dependencia encargada de programar todas estas reuniones y eventos es la Secci車n de Gesti車n de Reuniones.
C車mo reservar una sala de reuniones en gMeets (One-Stop-Shop)
Todas las entidades autorizadas, incluidas las misiones permanentes, que deseen reservar salas y servicios de reuniones deber芍n presentar sus solicitudes a trav谷s del portal .
gMeets permite presentar en un 迆nico lugar todas las solicitudes de servicios de reuniones en la Sede de las Naciones Unidas. Se trata de una interfaz web de autoservicio muy f芍cil de utilizar, gracias a la cual los clientes pueden elegir entre una amplia gama de servicios de reuniones: salas de conferencias; interpretaci車n; placas con su nombre, r車tulos del estrado y preparaci車n de las salas; publicaci車n de material en el ; servicios audiovisuales; servicios de transmisi車n web; servicios de acceso y seguridad; y pr谷stamo de equipo t谷cnico.
El sistema muestra informaci車n sobre los servicios de reuniones y su costo para ayudar a los solicitantes a tomar decisiones. Esta herramienta simplifica y facilita la coordinaci車n con los proveedores de servicios y entre ellos para que la Secretar赤a pueda gestionar las solicitudes de servicios de reuniones con mayor eficiencia. Las instrucciones para acceder a (One-Stop Shop) son las siguientes:
- Acceder a .
- Introducir el nombre de usuario y la contrase?a de gMeets.
- Comenzar el proceso de solicitud de salas y servicios de reuniones en la pesta?a ※New Request§ (nueva solicitud).
- Seguir tres sencillos pasos: indicar informaci車n b芍sica, elegir los servicios que se necesitan, y revisar y enviar la solicitud.
Es posible comprobar el estado de las solicitudes en la secci車n ※All My Requests§ (todas mis solicitudes).
Se pueden enviar preguntas u observaciones por correo electr車nico.
Es preciso rellenar todos los campos obligatorios, incluidas las preguntas preliminares. La Secci車n de Gesti車n de Reuniones examinar芍 y aprobar芍 las solicitudes. Los solicitantes pueden comprobar el estado de sus solicitudes en la secci車n ※All My Requests§ (todas mis solicitudes) del portal. Se puede obtener m芍s informaci車n contactando con la Secci車n de Gesti車n de Reuniones (correo electr車nico).
Duraci車n de las reuniones
Por la ma?ana, las reuniones suelen celebrarse de 10.00 a 13.00 horas y por la tarde, de 15.00 a 18.00 horas (horario oficial de reuniones). A la hora del almuerzo solo pueden celebrarse reuniones de 13.15 a 14.30 horas, y en estas reuniones o eventos no se prestan servicios de interpretaci車n.
Puntualidad. Debido al gran n迆mero de solicitudes de reuniones y a los limitados servicios e instalaciones disponibles, es fundamental que las reuniones comiencen con puntualidad y que se respete estrictamente el horario indicado en el p芍rrafo anterior. Por tanto, se insta a las delegaciones a que est谷n presentes en las reuniones a la hora indicada. La Asamblea General, en su , de 12 de septiembre de 2005, inst車 en谷rgicamente a quienes presidieran sesiones de la Asamblea a que iniciaran las sesiones puntualmente.
Programaci車n de reuniones. Es conveniente que las reuniones relacionadas entre s赤 se celebren consecutivamente para aprovechar al m芍ximo los recursos disponibles. En el caso de las reuniones que no est谷n relacionadas, deber芍 hacerse una breve pausa entre ellas para facilitar la transici車n.
Cancelaciones. En caso de que se cancele una reuni車n prevista, se ruega a los organizadores que informen inmediatamente a la Secci車n de Gesti車n de Reuniones para que puedan reasignarse los recursos.
Solo se podr芍n prestar servicios de interpretaci車n a grupos regionales y otras agrupaciones importantes de Estados Miembros y a otras reuniones oficiosas si se liberan servicios asignados inicialmente a las reuniones de 車rganos creados en virtud de la Carta o de mandatos. ?nicamente se prestan servicios de interpretaci車n de lunes a viernes, de 10.00 a 13.00 horas y de 15.00 a 18.00 horas.
Uso de los locales
El uso de los locales de las Naciones Unidas se rige por la instrucci車n administrativa y por las notas verbales del Departamento, la m芍s reciente de las cuales es DGACM/OUSG/03/2018, de 9 de abril de 2018. En ellas se actualizan las orientaciones sobre el uso de las salas de conferencias de las Naciones Unidas, se aclaran las funciones y responsabilidades de las partes involucradas y se destaca que todas las reuniones y eventos han de respetar los principios de las Naciones Unidas y no deben ser de car芍cter comercial.
Utilizaci車n y cuidado del equipo electr車nico
Se ruega a los delegados y dem芍s participantes en las reuniones que no lleven a las salas de conferencias alimentos ni bebidas, salvo agua, para evitar da?os a los sistemas de interpretaci車n simult芍nea y otro equipo t谷cnico. Los micr車fonos, selectores de canal, dispositivos de votaci車n y auriculares tambi谷n deber芍n utilizarse con cuidado, ya que se trata de aparatos electr車nicos delicados. Cabe se?alar que la proximidad de los tel谷fonos m車viles a los micr車fonos puede afectar a la calidad del sonido.
Diario de las Naciones Unidas
El Diario de las Naciones Unidas, que contiene informaci車n sobre las reuniones de cada d赤a y las de d赤as posteriores, as赤 como res迆menes de las reuniones oficiales celebradas el d赤a precedente, puede consultarse en formato digital multiling邦e, compatible con dispositivos m車viles como los tel谷fonos inteligentes y las tabletas, en . Del sitio web se pueden descargar en PDF el programa diario o informaci車n concerniente a cada reuni車n. El PDF de cada reuni車n contiene varios datos relativos a ella, como el programa, los documentos examinados, las declaraciones formuladas, un resumen, la signatura del acta, el enlace a la transmisi車n web y otra informaci車n conexa. Adem芍s, existe una aplicaci車n web progresiva, descargable, que permite a los usuarios leer el Diario en sus dispositivos. Con esta aplicaci車n los usuarios pueden leer el Diario directamente en ella, en lugar de tener que acceder al sitio web del Diario a trav谷s del navegador. La aplicaci車n est芍 disponible en los seis idiomas oficiales. Las consultas relacionadas con el Diario deben dirigirse a la Dependencia del Diario (correo electr車nico).
梆紳喧梗娶梯娶梗喧硃釵勳車紳
En las reuniones con servicios de interpretaci車n, las declaraciones formuladas en cualquiera de los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas se interpretan a los otros cinco. Se ruega a los oradores que formulen las declaraciones a una velocidad que permita la interpretaci車n. Aunque cada vez es m芍s frecuente que se asigne a las delegaciones un tiempo determinado para formular sus declaraciones, se ruega que hablen a velocidad normal para que el personal de interpretaci車n pueda dar una versi車n exacta y completa de sus declaraciones. Si las declaraciones se pronuncian con excesiva rapidez, la calidad de la interpretaci車n se puede resentir. Se sugiere no superar la velocidad de unas 100 o 120 palabras por minuto (como orientaci車n para las declaraciones en ingl谷s), a fin de garantizar que la declaraci車n se pronuncie a un ritmo normal.
Adem芍s, cualquier orador puede formular una declaraci車n en un idioma distinto de los oficiales. En tales casos, de conformidad con el art赤culo 53 del Reglamento de la Asamblea General, la delegaci車n de que se trate deber芍 proporcionar un int谷rprete del idioma no oficial a un idioma oficial. Excepcionalmente, podr芍n solicitarse servicios de interpretaci車n bidireccional para Jefes o Jefas de Estado o de Gobierno. No obstante, la capacidad para atender tales solicitudes ser芍 muy limitada. Se ruega a las delegaciones que deseen proporcionar sus propios int谷rpretes para los idiomas no oficiales que informen a la Secci車n de Gesti車n de Reuniones del Departamento de la Asamblea General y de Gesti車n de Conferencias con suficiente antelaci車n, al menos tres d赤as laborables antes del d赤a en que se prevea utilizar la cabina, por correo electr車nico, con copia al Servicio de 梆紳喧梗娶梯娶梗喧硃釵勳車紳, al Servicio de Protocolo y Enlace y a la Secci車n de Apoyo a la Radioteledifusi車n y las Conferencias. La Secci車n de Gesti車n de Reuniones les dar芍 m芍s instrucciones.
Traducciones escritas de declaraciones formuladas en idiomas oficiales
Cuando una delegaci車n proporcione el texto escrito de su declaraci車n, deber芍 indicar en la primera p芍gina ※Read out verbatim§, si desea que los int谷rpretes lean literalmente el texto, o ※Check against delivery§, si desea que se coteje con la intervenci車n del orador. Cuando se suministre un texto por escrito en m芍s de un idioma oficial, la delegaci車n deber芍 indicar claramente cu芍l de ellos ha de considerarse texto oficial.
Textos le赤dos literalmente (※Read out verbatim§). Los int谷rpretes seguir芍n la traducci車n, por lo que es poco probable que se reflejen en la interpretaci車n los cambios que introduzca el orador, como las omisiones y adiciones.
Textos cotejados con la intervenci車n del orador (※Check against delivery§). Los int谷rpretes seguir芍n el discurso, no la traducci車n. Si el orador se aparta del texto, la delegaci車n debe tener presente que la interpretaci車n que oir芍n los asistentes no coincidir芍 necesariamente con la traducci車n proporcionada al p迆blico y a la prensa.
Micr車fonos. Los micr車fonos no empiezan a funcionar hasta que se da la palabra al representante que haya solicitado hacer uso de ella y este presiona el bot車n. Para que la grabaci車n y la interpretaci車n de las declaraciones tengan la mejor calidad posible, los representantes deber芍n hablar directamente al micr車fono y hacerlo con claridad, sobre todo al mencionar cifras, citas o t谷rminos muy t谷cnicos o leer discursos escritos. Asimismo, deber芍n evitar golpear el micr車fono para comprobar si funciona, pasar p芍ginas y hacer o contestar llamadas de tel谷fono.
Actas de las sesiones
Se levanta acta de las sesiones plenarias de los 車rganos principales, las sesiones de las Comisiones Principales de la Asamblea General y determinadas sesiones de otros 車rganos. Las actas pueden ser literales o resumidas. La Secretar赤a prepara las actas, pero las delegaciones pueden introducir correcciones, aunque no se aceptan correcciones que a?adan informaci車n a la declaraci車n tal como fue pronunciada o modifiquen su sentido.
- Las actas literales (PV) reflejan 赤ntegramente los debates de la sesi車n. Las actas literales redactadas en un idioma oficial de las Naciones Unidas incluyen traducciones de los discursos pronunciados en otros idiomas oficiales y transcripciones editadas de los discursos pronunciados en el idioma original.
- Se advierte a las delegaciones que las partes de la declaraci車n escrita a las que no se d谷 lectura no figurar芍n en el acta de la sesi車n.
- Las actas resumidas (SR) reflejan los debates de manera concisa y abreviada, ya que no tienen por objeto incluir todas y cada una de las intervenciones ni reproducir textualmente las declaraciones.
- La redacci車n de actas (literales o resumidas) de las sesiones de los 車rganos de las Naciones Unidas se rige por diversas decisiones de la Asamblea General y otros 車rganos principales.
Correcciones de las actas de las sesiones
- Las correcciones de las actas literales deben enviarse al Servicio de Actas Literales.
- Las correcciones de las actas resumidas deben enviarse a la Secci車n de Gesti車n de Documentos.
Las correcciones se preparar芍n seg迆n las instrucciones que figuran en la nota al pie de la primera p芍gina del acta literal o resumida. Si se hacen las correcciones en una copia del acta, en la primera p芍gina del acta corregida deber芍n figurar la firma y el cargo de una persona autorizada de la delegaci車n correspondiente.
Las correcciones de las actas literales deben limitarse a subsanar errores u omisiones que afecten a las declaraciones tal como fueron pronunciadas, es decir, en el idioma original. Cuando se presenta una solicitud de correcci車n, esta se coteja con la grabaci車n del discurso correspondiente.
Las correcciones de las actas resumidas no deben referirse a cuestiones de estilo, ni tampoco incluir adiciones extensas que alteren el equilibrio general del acta.
No debe presentarse como correcci車n el texto de una intervenci車n.
Publicaci車n de correcciones
Una vez corregidas, las actas de los 車rganos de las Naciones Unidas se vuelven a publicar electr車nicamente y se incorporan al .
Copias de los textos escritos de las declaraciones que se formulan en las sesiones plenarias y las sesiones de las Comisiones Principales
A fin de facilitar la prestaci車n de servicios de interpretaci車n y redacci車n de actas literales y actas resumidas, se solicita a las delegaciones que presenten sus declaraciones (preferiblemente en formato de Microsoft Word, adem芍s de PDF) por correo electr車nico a la direcci車n estatements@un.org. El t赤tulo de la reuni車n y el nombre del orador, as赤 como el tema o punto del orden del d赤a, deber芍n indicarse en el espacio reservado para el asunto del correo electr車nico y en el encabezamiento de la declaraci車n. La declaraci車n deber芍 presentarse de forma electr車nica, con suficiente antelaci車n con respecto a la reuni車n y al menos dos horas antes de la intervenci車n. Las declaraciones no se divulgar芍n hasta su formulaci車n oral, despu谷s de lo cual podr芍n consultarse en la secci車n eStatements del Diario de las Naciones Unidas.